ניהול ספקים (Supplier Management) נדרש לעתים קרובות להתאים לסטנדרטים של החברה, קווים מנחים ודרישות, בייחוד אלו של המחלקה המשפטית, מחלקת הרכש ומחלקת הכספים. תהליך זה הינו חלק מעיצוב השירות (Service Design).

על מנת להבטיח שהספקים מעניקים ערך בתמורה לעלות ועומדים ביעדי הזמן (SLTs) שלהם, על מערכת היחסים עם כל אחד מן הספקים להיות באחריות מנהל ספק יחיד בחברה. עם זאת, פרט אחד יכול לנהל את מערכת היחסים עם מספר ספקים. בכדי להבטיח שמערכות היחסים מנוהלות בעקביות ושביצועי הספקים מוערכים ומנוהלים בהתאם, יש להגדיר תפקידים: מוביל תהליך ניהול הספקים (Supplier Management Process Owner) ומנהל החוזים (Contract Manager). בארגונים קטנים יותר, תפקידים אלו מאוחדים לנושא תפקיד אחד.

ניהול הספקים לפי שיטת ITIL נועד להבטיח שהספקים עומדים בתנאים וביעדים של החוזים וההסכמים שנחתמו עימם, על מנת להגביר את התמורה המושגת מן הספקים והשירותים שהם מעניקים. כל פעילות בתהליך ניהול הספקים מונעת מאסטרטגיית ומדיניות הספקים באסטרטגיית השירות (Service Strategy). על מנת להשיג עקביות ומועילות ביישום המדיניות, יש להקים מאגר ספקים וחוזים, וכן בעלי תפקידים ותחומי אחריות מוגדרים היטב. המידע במאגר הספקים והחוזים יהיה מושא להתייחסות במהלך כל פעילויות התהליך:

danbert  סיווג ספקים ותחזוקת מאגר הספקים והחוזים
danbert  הערכה והיערכות של ספקים וחוזים חדשים
danbert  הקמת ספקים חדשים
danbert  ניהולי ביצועי ספקים וחוזים
danbert  חידוש והפסקת חוזים

כאן מובאות הפעילויות במסגרת תהליך ניהול הספקים וניהול מחזור חיי החוזה:process7

danbert   זיהוי צורך עסקי והכנת תיק עסקי (הבנת צורך עסקי) – הפקת הצהרת דרישה ו/או הזמנה למכרז, הבטחת תאימות לאסטרטגיה/מדיניות, הכנת תיק עסקי ראשוני כולל חלופות (פנימיות וחיצוניות), עלויות, לוחות זמנים, יעדים, רווחים, הערכת סיכונים;
danbert   הערכה ורכש של חוזים חדשים וספקים חדשים – זיהוי שיטת רכש (מכרז/ספק יחיד), הגדרת תבחינים להערכה, בחינת חלופות, בחירה, ניהול מו”מ, הסכמה וחתימת החוזה;
danbert   הגדרת ספקים וחוזים חדשים – הקמת הספק והחוזה במאגר הספקים והחוזים, הפעלת החוזה, הגדרה ומימוש תהליכי העבודה השוטפים;
danbert   סיווג ספקים וחוזים – הערכת החוזים, הערכת הספקים, עדכון מאגר הספקים והחוזים, תחזוקה שוטפת של מאגר הספקים והחוזים;
danbert   ניהול ביצועים של ספקים וחוזים – ניהול ושליטה של התפעול והתמורה של המוצר/שירות, ניטור ודיווח, מעקב ושיפור, ניהול הספק ומערכת היחסים, סקירה (שנתית לפחות) של היקף השירות ביחס לצורך העסקי, היעדים וההסכמים, תכנון סיום/חידוש חוזה אפשרי;
danbert   סיום תקופת השירות – סקירת התועלות והמחויבות לאורך זמן, מו”מ מחודש וחידוש, סיום ו/או העברה של השירות.

יש לסווג את הספקים בהתאם לערכם וחשיבותם מצד אחד ובהתאם לרמת הסיכון (Risk) ורמת ההשפעה (Impact) שלהם מצד שני:

1. ספק גנרי (Commodity Supplier)
2. ספק ייחודי
3. ספק אסטרטגי (Strategic Supplier)

אופי מערכת היחסים עם הספק נקבע בהתאם לסוגו, והוא משפיע על עומק הקשר ומידת המחויבות ההדדית להצלחת הקשר. סוג הספק קובע את תדירות הפגישות אתו, הדרג הניהולי של איש הקשר, תדירות פגישות סקירת ספק תקופתיות, תדירות והיקף דו”ח ביצועי הספק.